Pitchrekommendation

Sveriges Annonsörers och Sveriges Reklamförbunds huvudrekommendationer för upphandling av kommunikationsbyrå (oavsett diciplin).

Bakgrund

Dessa rekommendationer är avsedda för uppdragsgivaren när denna
i en upphandling (pitch) ska hitta en ny kommunikationsbyrå (oavsett
disciplin) och annonsören bjuder in ett antal byråer till en
upphandling (pitch).

Rekommendationerna syftar till att skapa en urvalsprocess som ger
uppdragsgivaren bättre förutsättningar att hitta den kommunikationsbyrå
som bäst tillgodoser kommunikations- och affärsmål.

Detta dokument täcker inte alla delarna i en offentlig upphandling.

1. Behovsanalys

Vilka egenskaper och kompetenser söker vi? Vilket är vårt behov?

Inventera företagets behov av kommunikation, till exempel vilka
discipliner, kompetenser och egenskaper man söker hos byrån och dess
arbetsgrupp, så att förutsättningarna för både kommunikationsarbetet
och samarbetet blir så bra som möjligt. Definiera syftet med samarbetet
och vad byråns uppgift är. Beskriv båda parternas ansvarsområden och se
över den interna organisationen i samarbetet.

Behovsanalysen bildar sedan riktlinje för det fortsatta urvalsarbetet.

2. Process

Vilka kriterier skall användas i bedömningen av de inbjudna byråerna? Vilken tidplan ska gälla?

Bestäm hur urvalsprocessen ska se ut, vilken tidplan som ska gälla och
vilka urvalskriterier som ska användas i bedömningen av de inbjudna
byråerna, samt bestäm vilka från er som ska delta i processen och fatta
beslutet. Redovisa allt detta på ett tydligt sätt till de inbjudna
byråerna. Skulle någon av punkterna förändras under upphandlingen ska
byråerna informeras om detta.

Träffa byråerna minst en gång, helst fler. Tänk på att det ni ska
bedöma i första hand är de personer som ska ingå i den tänkta
arbetsgruppen. Huvudkriteriet för er bedömning ska aldrig vara de
eventuella idéer som framkommer i processen. Det finns flera risker med
det, bland annat att ni tänker för kortsiktigt och väljer en byrå som
har mest tid just nu. Urvalsprocessen syftar till att skapa ett så bra
beslutsunderlag som möjligt.

3. Urvalslista

Vilka byråer passar oss? Vilka byråer gör jobb som vi tycker om?

Inventera vilka byråer som matchar de behov ni har beskrivit. Var så
objektiv som möjlig i bedömningen. Gå igenom vad byråerna har gjort
tidigare och vilka kunder de har nu. Reducera antalet till maximalt fem
stycken, som ni sen bjuder in. Byråer som är medlemmar i Sveriges
Reklamförbund är ARU-certifierade vilket innebär att de är utbildade
inom marknadsföringens etik och juridik.

4. Inbjudan

Beskriv för de inbjudna byråerna vad som förväntas av dem i det möte,
eller de möten, som ni kommer att ha med dem. Var tydlig med att det är
den tänkta arbetsgruppen som ni vill träffa i första hand. Beskriv de
frågeställningar och den eventuella uppgift ni vill att respektive byrå
ska besvara eller lösa i upphandlingen.

5. Uppgift

I byråupphandlingen kan det ingå en uppgift. Den bör dock vara inriktad
på ett resonemang kring strategiska frågeställningar som handlar om
uppdragsgivarens situation, problem eller utmaning. Upphandlingen
syftar till att uppdragsgivaren ska få ett så stort förtroende för
arbetsgruppen som möjligt och det fötroendet kommer inte genom att
byrån på några veckor ska komma med en färdig lösning som svarar på
alla problem.
Den kreativa förmågan kan bäst bedömas utifrån vad arbetsgruppen har presterat i verkliga uppdrag.

6. Kundreferenser

Kontrollera några av byråernas (och arbetsgruppens) kundreferenser och
fråga dem om byråns kreativa och strategiska kunskap, men även om
samarbetsförmåga, engagemang och prestigelöshet – viktiga egenskaper
för ett hållbart och långsiktigt samarbete.

7. Sekretess

Uppdragsgivaren ska delge alla inbjudna byråer den information som
anses nödvändig för uppgiftens lösande. Det åligger bägge parter att
behandla erhållna upplysningar om respektive verksamhet strängt
konfidentiellt, såväl under upphandlingstiden som efteråt.
Uppdragsgivaren kan ta fram ett sekretessavtal för att reglera detta.
Det åligger annonsören att inte röja vilka byråer som deltagit i
upphandlingen, med undantag för den byrå som vinner upphandlingen.

8. Ersättning

Om upphandlingen omfattar en uppgift i enlighet med definitionen i
punkt 5 och som innebär att byråerna måste lägga ned ett stort antal
arbetstimmar för att kunna lösa uppgiften på ett tillfredsställande
sätt, så ska ersättning till respektive byrå utgå, om inte annat
överenskommits. Det är svårt för uppdragsgivaren att ersätta byråerna
för hela den nedlagda tiden. Därför rekommenderas en symbolisk
ersättning, där nivån måste bedömas av uppdragsgivaren.

9. Efter beslutet

Ett snabbt beslut tjänar alla på. Idealiskt är en vecka efter den
sista presentationen. Innan beslutet blir officiellt rekommenderas att
uppdragsgivaren och den valda byrån går igenom avtal och ekonomi.
Därefter bör de andra byråerna informeras, helst vid samma tidpunkt,
innan beslutet offentliggörs. Som en del av en professionell och
rättvis urvalsprocess rekommenderas uppdragsgivaren att ge konstruktiv
feedback till de byråer som inte fick uppdraget.

10. Upphovs- och äganderätt

Om upphandlingen har omfattats av en konkret uppgift så har de
deltagande byråerna ägande- och upphovsrätten, innefattande
förfoganderätten till upphandlingsbidragen. Önskemål från
uppdragsgivaren att förvärva ägande- och förfoganderätten till såväl
vinnande som icke vinnande byrås bidrag ska ha framförts inom 30 dagar
efter upphandlingstidens utgång. Med den eller de byråer vars bidrag
uppdragsgivaren önskar använda, ska alltid ett skriftligt avtal ingås
om ersättningsprinciper för förvärv av förfoganderätt och äganderätt
samt andra villkor för samarbete.

11. Övriga villkor

Uppdragsgivaren kan med den eller de byråer, som annonsören önskar
samarbeta, ingå avtal med tillämpning av den avtalsmall
(Rekommendationer och avtalsmall för samarbete mellan annonsör
(reklamköpare) och reklamproducent) som är framtagen per den 1 februari
2008 mellan Sveriges Annonsörer och Sveriges Reklamförbund.

Stockholm mars 2009
Max Apéria och Anders Ericson, Sveriges Annonsörer
Björn Rietz, Sveriges Reklamförbund

Här kan du  också ladda ned rekommendationen som en PDF.